1. Oznamovací povinnost
Knihovna oznámí Úřadu pro ochranu osobních údajů, že je správcem a zpracovatelem osobních údajů svých uživatelů.
2. Účel zpracování osobních údajů uživatelů
Ochrana majetku pořízených z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného čtenářům mimo prostory knihovny.
Poskytování kvalitních služeb uživatelům tím, že bude knihovna uživatele kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem nebo v případech, kdy si to uživatel sám vyžádá. Knihovna povede přesnou evidenci o všech transakcích, zejména o provedených výpůjčkách a využije těchto poznatků k efektivní akvizici a správě knihovních fondů.
Naplnění povinností uložených knihovně obecně závaznými právními předpisy – zejména zákonem č. 257/2001 Sb. (knihovní zákon), zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví a zřizovací listinou knihovny.
3. Rozsah zpracování osobních údajů uživatelů
Základní identifikační údaje uživatele: jméno a příjmení, adresa bydliště, rok narození. Tyto údaje je uživatel povinen uvést a akceptovat jejich zpracování knihovnou, pokud chce využít jejích služeb v plném rozsahu. Pokud uživatel nedá souhlas s jejich zpracováním, může užívat pouze služeb, které knihovna poskytuje anonymně.
Další kontaktní údaje (pokud je uživatel uvede): kontaktní či přechodná adresa, další možná spojení na uživatele (telefon, fax, e-mail apod.).
Základní identifikační údaje zákonného zástupce, pokud uživatel je osoba nezletilá, jsou v obdobném rozsahu a struktuře jako základní identifikační údaje uživatele.
Údaje využívané pro statistické účely (pokud je uživatel uvede), jde o údaje dobrovolné.
Údaje služební – údaje o uživatelském průkazu, o výpůjčkách, rezervacích apod.
Údaje účetní – údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a knihovnou.
4. Způsob zpracování a uchování osobních údajů uživatelů knihovny
Uchovávání na originálních písemnostech (přihláška čtenáře, výpůjční sáček, účetní doklady). Tyto písemnosti jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky (zamčené dveře, zamčené archivní skříně, osobní dohled zaměstnance apod.). Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s písemnostmi pracují v rámci svých pracovních úkolů stanovených vedoucími pracovníky.
Uchovávání v počítačových databázích, které jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.
5. Způsob ochrany osobních údajů uživatelů
Zaměstnanci knihovny jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanovením zákona, příslušné vnitropodnikové směrnice a dalších závazných předpisů. Jsou povinni dbát na správnost zpracovaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených, vyvarovat se jakéhokoli jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů uživatelů (např. sdělování jakéhokoli osobního údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům uživatelů knihovny.
Knihovna zpracovává osobní údaje uživatelů od okamžiku, kdy uživatel předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje uživatele zpracovává knihovna, dokud s tím uživatel nevysloví písemně nesouhlas nebo dokud neuplyne lhůta dvou let od vypršení platnosti jeho legitimace a zároveň lhůta alespoň jednoho roku od vypořádání posledního závazku uživatele vůči knihovně.
V případě porušení povinností knihovny vzniká uživateli nárok na poskytnutí omluvy, opravy, eventuelně i na poskytnutí přiměřené peněžní náhrady. Pokud uživatel zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany knihovny, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o zajištění opatření k nápravě.
6. Ukončení ochrany osobních údajů
Pokud uživatel požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství uživatele v knihovně za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů. Znamená to skartaci originálních písemností (přihlášky čtenáře, ebeny. Změnové formuláře, které uživatel vyplnil, v neautomatizovaných knihovnách také výpůjční sáčky), případně anonymizaci identifikačních údajů v počítačových databázích.
7. Informování uživatelů o problematice ochrany osobních údajů
Knihovna musí uživatele informovat písemně a ihned o tom, že v případě čtenářské registrace bude zpracovávat jeho osobní údaje, musí mu sdělit účel jejich zpracování a musí získat jeho souhlas s tímto zpracováním. Uživatel se musí předem dozvědět, které osobní údaje jsou základní (povinné) i to, že pokud je knihovně nesdělí a odmítne souhlas s jejich zpracováním, nemohou mu být určité (adresné) služby poskytovány. Uživatel by v okamžiku, kdy se rozhoduje v knihovně zaregistrovat, měl mít k dispozici písemnou informaci obsahující stručný výtah obsahu bodů 2 až 6 této směrnice